Proje Yazımı ve Süreç Yönetimi Nasıl Olmalıdır?
MEDISEP olarak her zaman projelere ve yeni fikirlere açık bir topluluk olduk. Şuan topluluk bünyesinde aktif olan sekiz tane projemiz var ve bu projeler kendini sürekli yenilemekte, hatta en son projemiz geçen aylarda çalışmalara başladı. Topluma faydalı olacağını düşündüğün yeni bir fikrin var ve bunu hayata geçirmek mi istiyorsun? Hedefler, amaçlar ve fikirler sistemli bir şekilde kağıda geçirildiği sürece proje yazımı düşünüldüğünden çok daha rahat bir süreç. Bu yazıyla beraber bu süreci ayrıntılı olarak incelemeyi ve proje yazmak isteyenleri motive etmeyi istiyoruz.
Özet, bir projenin olmazsa olmazıdır. Çünkü projenin kimliğini ve onun hakkındaki en önemli bilgileri içerir. Ayrıca proje ile ilgilenen ve ileride ilgilenecek herkesin aklında kalan ortak paydayı oluşturur. Bu yüzden kısa ve öz olmalıdır aynı zamanda da projenin sunulacağı kişileri projeyi gerçekleştirmeye ikna edebilmelidir. Özet, proje sürecini belirledikten ve genel şema çıkarıldıktan sonra yazılmalıdır, çünkü bütün süreci toparlayıcı olmalıdır.
Problemin belirlenmesi bizim bu projeyi neden hayata geçirmek istediğimizi anlatabilmemiz açısından önemlidir, çünkü düşünüldüğünde projemizin var olma sebebidir. Bir problemin iyi belirlenmesi, o problemin sebepleri ve sonuçları hakkında daha iyi analiz yapabilmemizi ve projemizin ileride tam olarak ne ile ilgileneceğini gösterir. MEDISEP’teki projelerimizden örnek vermek gerekirse MİDE projemizin odaklandığı problem “işitme engelli bireylerin sağlık sisteminde karşılaştığı sorunlar” olarak ele alınmıştır. Problemin bu şekilde belirlenmesi sebebiyle MİDE projesinde Mesleki İşaret Dili öğretilmektedir ve katılımcı profili ve müfredat buna göre şekillenmektedir. Böyle bir problemi belirleyebilmek için problem hakkında yeterince bilgi birikimine sahip olmamız gereklidir. (Problemin boyutu, önemi, şu ana kadar alınan önlemler ..)
Hedef ve Amaçlar her ne kadar aynı şeyi anlatıyormuş gibi görünse de aslında farklı anlamlara gelirler. Hedef (objectives) bizim proje sürecinde kat ettiğimiz yolu ifade ederken amaçlar (goals) çok daha uzun bir vadedeki süreç hakkındadır yani çok daha geniş bir ifadedir. Yine bir projemizden örnek vermek gerekirse Ayırıcı Tanı projesinde hedef, fakültemiz tıp öğrencilerine belli bir müfredat çerçevesinde bilgi aktarımı sağlamaktır. Amaç ise sağlık çalışanlarının çocuk istismarı ve ihmali ayırıcı tanısını yaparken daha bilinçli ve bilgili olmasıdır.
Uygulama, projemizin tam olarak nasıl gerçekleştirileceğini tanımlar. “Hangi ay, hangi gün, hangi etkinlik yapılacak; ulaşım nasıl sağlanacak; hangi kaynaklar gerekli; bu kaynaklar nasıl temin edilecek? vb. sorular bizim uygulama aşamamızı tanımlar. Paydaş organizasyonlar, proje sorumlusu, raporlama, etkinlik sıklığı ve katılımcı kitlesi gibi hususlar da projenin gidişatı açısından belirtilmelidir.
İzlem (monitorization) ve Değerlendirme (evaluation) bütün proje süreçleri için çok önemli bir basamaktır, çünkü o projenin istenen yere varıp varmadığı incelenir. İzlem daha çok hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı ile ilgilidir. Değerlendirme sürecinde daha geniş bir çerçeveden inceleme yapılır ve sadece hedefler değil aynı zamanda diğer proje bölümleriyle de ilişkilerin incelenmesini kapsar.
Projenin kat ettiği yolu ve gelecekteki potansiyeli hakkında bilgi sahibi olmak için bu iki aşama önemlidir. Raporlar, geri bildirimler, ön test/ son testler veya düzenli toplantılarla projenin etkisi hakkında bilgi sahibi olunabilir.
Bütçe belirlenirken tüm harcamalar göz önünde bulundurulmalı ve beklenmedi harcamalar için de pay bırakılmalıdır. Çünkü neredeyse her organizasyon sürecinde bir beklenmedik harcama ortaya çıkar. Ayrıntılı bütçe tablosunun oluşturulmasından sonra paydaş veya olası sponsorlara projeyi anlatan bir dosya gönderilebilir. Projenin yazılması, projenin iskeletinin olmasına ek olarak bu durumlar için de önemli bir noktadır. Sponsorların sizin projeniz için motive olması gerekir.
Projelerde şu ana karşılaştığım bir durum ise sponsorların para yerine hizmet sponsorluğu yapmaya daha eğilimli olmalarıdır, aslında bu hem sponsor hem de sizin için daha iyi bir şeydir. Oyuncak Ayı Projesini ele alalım. Oyuncak ayılar için bir para desteği bulup sonrasında oyuncak ayı satın almamız hem zaman hem para kaybına sebep olur, aynı zamanda iletişim kurulacak daha çok kişiyi araya sokar ve süreci karmaşıklaştırır. Sponsor için ise verecekleri paranın takibini yapmak çok zor olduğu ve verecekleri ürün/hizmet ile kendisini tanıtma imkanı bulacağı için ürün/hizmet sunmaya eğilimlidirler. Bu sebeple hali hazırda oyuncak ayı üreten bir firma bulmak ve onlardan oyuncak ayı talep etmek, rastgele firmalardan kaynak talep etmekten çok daha mantıklıdır. Ancak bunun her zaman geçerli olmadığı unutulmamalıdır. Bazı firma ve bireysel bağışçılar para desteği de sağlayabilirler.
Bütün bu aşamaları belirledikten sonra projeniz hayata geçmeye hazır; artık paydaşlarla iletişime geçebilir, katılımcıları belirleyebilir ve toplumda bir fark yaratabilirsin.
Elif Karakütük
